¿Cómo crear una LLC en Florida?: Paso a Paso

Si tienes pensado crear una LLC en Florida, primero debes presentar los artículos de organización ante la División de Corporaciones de Florida. La tarifa de presentación es de mínimo $125.  

Puedes registrar tu LLC en línea en el sitio web de Sunbiz o por correo postal. Con los Artículos de Organización es el documento que crea oficialmente tu compañía de responsabilidad limitada de Florida.

Sigue nuestra guía paso a paso Cómo iniciar una LLC en Florida para comenzar hoy. Si quiere saber más sobre las LLC y sus beneficios lee nuestro artículo ¿Qué es una LLC?

5 Pasos para crear una LLC en Florida

1. Dale un nombre a tu LLC de Florida

El primer y más importante paso para formar una LLC en Florida es elegir el nombre de la empresa. 

Procura elegir un nombre que cumpla con las leyes y los requisitos de nombres de Florida y que los clientes comerciales potenciales puedan buscar fácilmente.

Pautas de nombres para una LLC de Florida:

• El nombre debe incluir la frase «Limited Liability Company» o una de sus abreviaturas (LLC o L.L.C.).
• No puede incluir palabras que puedan confundir a tu LLC con una agencia gubernamental (FBI, Tesoro, Departamento de Estado, etc.).
• Las palabras como banco, abogado, universidad pueden requerir documentación adicional y una persona con licencia, como un médico o un abogado, para ser parte de tu LLC en Florida.

Es importante verificar que el nombre que tienes en mente no esté ya en uso, puedes buscar el nombre en el sitio web de Sunbiz Florida.

Te recomendamos que también consultes en la web para ver si el nombre de tu empresa está disponible como dominio web. Aunque en tus planes no esté crear un sitio web comercial, es posible que quieras comprar el dominio para evitar que otros lo adquieran.

2. Elige a un Agente Registrado en Florida

Un agente registrado es una persona o entidad comercial encargada de recibir notificaciones de demandas, correspondencia oficial del gobierno en nombre de tu empresa, importantes formularios de impuestos y documentos legales. Es como el punto de contacto de tu negocio con el estado.

¿Quién puede ser un Agente Registrado? Puedes elegir a una persona dentro de la empresa, incluido tú.

Debe ser un residente de tiempo completo de Florida, una corporación o un servicio de agente registrado con autorización para realizar negocios en el estado de Florida. 

3. Presenta los Artículo de Organización de tu LLC ante el estado de Florida

Para registrar tu LLC de Florida, debes presentar el formulario LLC-1 – Artículos de Organización ante la División de Corporaciones de Florida. Puedes presentar la solicitud online o por correo postal.

Nota: Si estás expandiendo tu LLC existente al estado de Florida, se debe registrar como una LLC foránea.

4. Crea un acuerdo operativo de tu LLC

¿Qué es un acuerdo operativo? Un acuerdo operativo es un documento legal que define la propiedad y los procedimientos operativos de una LLC.

A pesar de que no es necesario un acuerdo operativo para una LLC en Florida, se considera una buena práctica tener uno.

¿Por qué son importantes los acuerdos operativos? Un acuerdo operativo garantiza que todos los propietarios sean conscientes de sus derechos y responsabilidades con la empresa, y reduce el riesgo de conflictos futuros.

5. Obtén el EIN para tu LLC en Florida

¿Qué es un EIN? El Número de identificación del empleador (EIN), el Número de identificación del empleador federal (FEIN) o el Número de identificación fiscal federal (FTIN) es un número de nueve dígitos emitido por el Sistema de impuestos internos (IRS).

El EIN se usa para identificar una entidad comercial y realizar un seguimiento de los informes de impuestos de una empresa. Es básicamente un número de seguro social (SSN) para la empresa. 

¿Por qué necesitas un EIN?

Es necesario un EIN para lo siguiente:

• Abrir una cuenta bancaria comercial para la empresa.
• Declarar de impuestos federales y estatales.
• Contratar empleados para la empresa.

¿Dónde obtener un EIN?

Puedes solicitar el EIN de tu LLC (sin costo) ante ell IRS después de formar la empresa. Esto se puede hacer en línea (si tienes un número de seguro social), por correo postal o fax (si tienes ITIN o eres extranjero).

¿Qué hacer después de crear tu LLC en Florida?

Separa tus cosas personales de la empresa

Cuando las cuentas personales y comerciales se mezclan, los activos personales ( casa, automóvil y otros objetos de valor) están en riesgo en caso de que se demande a tu LLC. En derecho comercial, esto se conoce como levantamiento del velo corporativo.

Con estos pasos a continuación, puedes comenzar a proteger tu LLC en Florida:

Abre una cuenta bancaria empresarial

• Separar tus bienes personales de los bienes de la empresa es necesario para la protección de bienes personales. 
• Además, facilita la contabilidad y la presentación de impuestos.

Obten una tarjeta de crédito empresarial

• Ayuda a categorizar y separar todos los gastos comerciales a efectos fiscales de fin de año.
• Puedes desarrollar tu puntaje de crédito comercial, un paso esencial para obtener una línea de crédito o préstamos comerciales en el futuro.
• Te permite realizar un seguimiento de los gastos mediante la emisión de varias tarjetas (con varios presupuestos) para tus empleados.

Contrata a un contador comercial

• Facilita la contabilidad y la nómina, lo cual te da más tiempo para concentrarte en tu negocio en crecimiento.
• Evita que tu negocio pague en exceso en impuestos mientras te ayuda a evitar sanciones, multas y otros errores fiscales costosos.
• Administra la financiación de tu empresa de forma más eficaz, descubriendo áreas de pérdidas imprevistas o beneficios adicionales.

Contrata un seguro para empresas

El seguro comercial te ayuda a administrar los riesgos y concentrarte en hacer crecer tu LLC en Florida. Los tipos más comunes de seguros comerciales son:

• Seguro de Compensación para Trabajadores (Worker’s Compensation Insurance): Este tipo de seguros brinda cobertura para enfermedades, lesiones o muertes relacionadas con el trabajo de los empleados.
• Seguro de Responsabilidad Civil General (General Liability Insurance): Es una amplia póliza de seguro que protege tu negocio de demandas. La mayoría de las pequeñas empresas obtienen un seguro de responsabilidad civil general.
• Seguro de responsabilidad profesional  (Professional Liability Insurance): Cubre reclamos por negligencia y otros errores comerciales de los profesionales  (consultores, contadores, etc).

Crea un sitio web para tu empresa

Todas las empresas necesitan un sitio web, en el mundo de hoy tener uno se considera un gran paso para legitimar tu negocio. Incluso si crees que tu empresa es demasiado pequeña o se encuentra en una industria fuera de línea, si no tienes un sitio web, estás perdiendo un gran porcentaje de clientes potenciales e ingresos.

Es comprensible el temor de pensar que crear un sitio web comercial está fuera de tu alcance porque no tienes experiencia en la creación de sitios web. Aunque puedo haber sido un temor razonable hace algunos años, la tecnología web ha experimentado grandes avances en los últimos tiempos que simplifican mucho la vida de los dueños de pequeñas empresas.

Utiliza la prensa  y redes sociales para promocionar tu negocio en Florida

Los comunicados de prensa y en redes sociales se encuentran entre las mejores y más fáciles formas de promocionar tu negocio. También son una de las estrategias más rentables, ya que:

• Da publicidad
• Te ayuda a dar presencia de tu marca en la web
• Mejoras la optimización del motor de búsqueda (SEO) de su sitio web, lo que atraerá a más clientes a tu sitio web
• Son un costo único en términos de esfuerzo y dinero
• Tener beneficios duraderos

Haz que tu LLC en Florida cumpla con todas sus obligaciones

Permisos y licencias comerciales en Florida 

¿Tu empresa necesita  licencias y permisos comerciales?

Para poner en funcionamiento tu LLC, debes cumplir con las regulaciones gubernamentales federales, estatales y locales. Por ejemplo, es probable que los restaurantes necesiten permisos de salud, permisos de construcción, permisos de señalización, etc.

Los detalles de los permisos y licencias comerciales varían de un estado a otro. es importante informarse y leer cuidadosamente. No te sorprendas si también se requieren clases cortas. Además, las tarifas variarán según el tipo de licencia que quieras obtener.

¿Cómo obtener las licencias y permisos comerciales necesarios de Florida para tu LLC?

Local: Comunícate con el secretario de tu condado local y pregunta acerca de las licencias y permisos locales.

Estatal: Consulta la página de recursos comerciales de Florida de la SBA para investigar qué permisos necesitarás para operar tu LLC.

Federal: Usa la guía de la Administración de Pequeños Negocios de EE. UU. (SBA) para obtener licencias y permisos comerciales federales.

Declaraciones de impuesto de las LLC en Florida

Según la naturaleza de tu negocio, es posible que debas registrarte para una o más formas de impuestos estatales:

Impuesto de venta (Sales Tax)

El impuesto sobre las ventas, también llamado «Impuesto sobre las ventas y el uso», es un impuesto que gravan los estados, condados y municipios sobre las transacciones comerciales que involucran el intercambio de ciertos bienes o servicios sujetos a impuestos.

Si vas a vender un producto físico, por lo general debes registrarte en el sitio web del Departamento de Ingresos de Florida para obtener un certificado de vendedor.

Dicho certificado permite que una empresa cobre el impuesto sobre las ventas sujetas a impuestos.

Impuestos del empleador

Si tienes empleados en Florida, te toca registrarte para el Impuesto de Reempleo de Florida, un tipo de impuesto de desempleo, a través del Departamento de Ingresos de Florida. Los nuevos empleadores pagan una tasa impositiva inicial de .0270 (2.7%) sobre los primeros $7,000 de salarios anuales pagados a los empleados.

Impuestos a industrias específicas

Si su negocio pertenece a una industria específica, se pueden aplicar impuestos estatales adicionales.

Declaración de Impuesto Federal

La mayoría de las LLC deben informar sus ingresos al IRS cada año utilizando:

Formulario 1040 Anexo C: La mayoría de las LLC de un solo miembro usan este formulario.

Formulario 1065 Declaración de sociedad: La mayoría de las LLC de varios miembros usan este formulario.

Annual Report de las LLC en Florida

Las LLC en Florida deben presentar un informe anual ante el Departamento de Estado de Florida. Esto lo puedes hacer online.

La fecha límite de Florida para presentar el Annual Report es el 1 de mayo de cada año.
El primer informe anual de tu LLC vence el año calendario siguiente después de que se formó su llc, por lo que para una llc formada en 2022, su primer informe anual puede presentarse en cualquier momento entre el 1 de enero de 20223 y el 1 de mayo de 2023, y luego antes del 1 de mayo cada año subsiguiente.

Fees: $138.75

Florida cobra una multa de $ 400 si no cumples con la fecha límite de presentación del 1 de mayo. Además, si no presenta el informe anual antes de la tercera semana de septiembre, tu LLC se disolverá.

Contrata empleados para tu LLC

Si planeas contratar empleados, es importante que cumplas con la ley siguiendo estos pasos:

• Verificar que los nuevos empleados puedan trabajar en los EE. UU.
• Informar al Estado los empleados como «nuevas contrataciones».
• Proporcionar seguro de compensación para trabajadores para los empleados.
• Imprime carteles de cumplimiento y colócalos en áreas visibles del espacio de trabajo.
• Retener impuestos de empleados.

LLC Foráneas en Florida

Si tienes una LLC existente en otro estado y deseas hacer negocios en Florida, debes registrarte como una LLC foránea, esto se puede hacer por correo postal. 

Formar una LLC foránea le permite a tu empresa operar como una sola entidad en varios estados.

¿Cómo obtener un certificado de buena reputación en Florida?

Un Certificado de Buena Reputación, conocido en Florida como Certificado de Estatus, certifica que tu LLC de Florida se formó legalmente y se ha mantenido adecuadamente. Casos en los que podrías necesitar obtener uno incluyen:

• Buscar financiación de bancos u otros prestamistas
• Formar tu negocio como una LLC extranjera en otro estado
• Obtener o renovar licencias o permisos comerciales específicos

Evita la disolución automática

Las LLC pueden enfrentar multas e incluso la disolución automática cuando no cumplen con una o más presentaciones estatales. Cuando esto sucede, los propietarios de LLC corren el riesgo de perder la protección de responsabilidad limitada. 

Esta es una de la razones más importantes por las cuales contratar un agente registrado de calidad te puede ayudar a prevenir este tipo de situaciones notificándote sobre los próximos plazos de presentación e incluso enviando informes en tu nombre por una tarifa adicional.

¿Cómo disolver un LLC en Florida?

Si en algún momento en el futuro ya no deseas hacer negocios con tu LLC, es importante disolverla oficialmente. No hacerlo de manera oportuna puede resultar en responsabilidades y multas fiscales, o incluso en problemas legales. Para disolver tu LLC, hay dos pasos generales:

• Cierra las cuentas de impuestos comerciales
• Presentar los Artículos de Disolución

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